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4.4.5文件控制
l、标准条款
“组织应建立并保持一套程序,以控制本标准所要求的所有文件,从而确保:
a)文件便于查找;
b)对文件进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认适宜性。
c)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位,都可能得到有关文件的现行版本;
d)迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用:
e)对出于法律和(或)保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。
所有文件均需字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,
并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责。”
2、理解要点
·组织应建立并保持对本标准要求的所有文件实施有效控制的程序;
·程序的作用是础保a)~c)要求的实现。这5项要求既是编制程序文件的依据也是衡量程序是否符合要求的准则;
·环境管理体系文件要达到字迹清晰,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管并在规定期间内予以留存等要求;
·应建立并保持有关制定和修改各类文件的程序;
·环境管理体系中在运行和对环境因素的有效控制,不必把主要精力用于建立繁琐的文件控制系统。
3、审核要点
·体系运行的各类文件是否便于查找;
·环境管理体系运行的各类关键岗位是否得到现行文件版本;
·失效文件的管理情况;
·文件更改、修订的管理和发放;
·文件的保存是否明确。
4.4.6运行控制
1、标准条款
“组织应根据其方针、目标和指标,确定与所标识的重要环境因素有关的运行与活动。应针对这些活动(包括维护工作)制定计划,确保它们在程序规定的条件下进行。程序的建立应符合下述要求:
a)对于缺乏程序指导可能导致偏离环境方针和目标与指标的运行,应建立并保持一套以文件支持的程序;
b)在程序中对运行标准予以规定;
c)对于组织所使用的产品和服务中可标识的重要环境因素,应建立并保持一套管理程序,并将有关的程序与要求通报供方和承包方。”
2、理解要点
·运行控制是环境管理体系实际操作过程,控制的对象是与重要环境因素有关的运行与活动;
·组织应根据其环境方针、目标和指标,确定与所确认的重要环境因素有关的运行与活动;
·对上述的运行与活动(包括维护工作)按以下要求加以规划,确保他们在程序规定的条件下运行:
对缺乏程序指导叫能偏离环境方针、目标和指标的运行应建立并保持一套以文件支持的程序,并不要求所有的活动和过程都建立文件化的程序;
为对那些可能有重大影响的活动实施有效控制,也应建立程序,在程序中还要规定具体的运行标准(或作业指导书);
对组织使用的产品或服务中,可标识的重要环境因素,建立并保持环境管理程序,并将有关程序与要求通报供方和承包方,以促使他们提供的产品或服务符合组织的要求。
·一般情况下,运行控制的内容可包括:项目建设、产品开发、原材料选用与采购、生产过程、产品和原材料的贮存与运输、设备维护、动力供应、产品售后服务与服务的提供、产品报废处理等。
3、审核要点
·是否对可能导致偏离环境力针、目标和指标的运行编制了程序;
·运行标准是否明确;
·是否将相关程序与要求通报给供方与承包方;
·与重要环境因素有关的岗位是否明确,是否建立了相应程序;
·上述程序有无支持的作业文件